Punoni orë të panumërta? Përparoni shumë pak? Kur kjo ndodh shumë shpesh, të mësuarit për të qëndruar i organizuar mund t’ju ndihmojë të tërhiqni nga ajo rutinë dhe të maksimizoni produktivitetin tuaj. Pavarësisht nëse punoni nga shtëpia apo në zyrë, ka disa hapa që mund të ndërmerrni. Ky artikull diskuton rëndësinë e organizimit dhe ndan 10 këshilla se si të qëndroni të organizuar dhe efikas në punë.
Bëni lista të detyrave
Listat e detyrave janë parësore. Mund të zgjidhni rrugën tradicionale dhe të përdorni shënime ngjitëse ose të shkarkoni një nga shumë aplikacionet e produktivitetit në internet. Shkrimi i detyrave tuaja ju lejon t’i vizualizoni dhe t’i prioritizoni ato në mënyrë që të kryeni detyrat më të rëndësishme në fillim. Provoni të planifikoni detyrat e ndryshme që duhet të përfundoni përpara fundit të ditës. Kjo ju jep një kornizë kohore të caktuar dhe mund të ndihmojë në parandalimin e zvarritjes.
Vendosni prioritet taskeve
Ne ju rekomandojmë të trefishoni listën tuaj të detyrave. Rendisni të gjitha detyrat tuaja dhe më pas kategorizojini ato në mënyrë që fillimisht të kryhen detyrat më të rëndësishme. Përndryshe, mund të kaloni pesë orë në një projekt me prioritet të ulët dhe t’i jepni vetes kohë të pamjaftueshme për diçka më urgjente. Prioritetizimi ju ndihmon të qëndroni në krye të detyrave thelbësore.
Bëni plane ditore, javore dhe mujore
Njohja e qëllimeve tuaja është një pjesë thelbësore e arritjes së tyre. Merrni pak kohë për të menduar për qëllimet tuaja afatgjata. Ku dëshironi të jeni në një vit? Në pesë vjet? Po 10? Zbërthimi i qëllimeve tuaja afatgjata në plane më të vogla dhe afatshkurtra mund t’ju ndihmojë të punoni vazhdimisht për t’i përmbushur ato. Gjithashtu mund ta bëjë procesin e përgjithshëm më pak dërrmues për t’u menduar. Për të mos përmendur, qëllimet afatgjata arrihen më shpejt.
Përdorni planifikues online ose letra
Nuk mund ta theksojmë sa duhet: Shkrimi i gjërave ndihmon! Nëse preferoni t’i shkruani gjërat me dorë, mund të përdorni një planifikues letre, ose nëse preferoni t’i mbani gjërat dixhitale, mund të përdorni aplikacione online. Planifikuesit mund t’ju ndihmojnë të qëndroni në rrugën e duhur me projektet dhe angazhimet tuaja të vazhdueshme. Të kesh një paraqitje vizuale të orarit dhe detyrave për të përmbushur mund t’ju ndihmojë t’i kaloni ato me një mendje të qetë dhe të përqendruar, pasi nuk duhet të shqetësoheni për harrimin ose humbjen e ndonjë afati.
Delegoni punën
Jo të gjithë mund të bëjnë atë që bëni ju, ndaj jepni përparësi detyrave që duhet t’i kryeni personalisht. Për të maksimizuar efikasitetin dhe për të shmangur marrjen e tepërt, merrni parasysh delegimin e punëve që nuk kërkojnë nivelin tuaj të ekspertizës njerëzve përreth jush. Jepni udhëzime të hollësishme dhe komente për detyrat që caktoni, në mënyrë që njerëzit që i kryejnë ato të dinë se si ta bëjnë atë në mënyrën më të mirë të mundshme.
Shmangni multitasking
Kur puna grumbullohet, ne shpesh përpiqemi të kryqëzojmë dy ose më shumë gjëra në të njëjtën kohë. Për shembull, mund të merrni pjesë në një takim telefonik ndërsa rishikoni dhe shtoni shënime në artikullin e shkrimtarit tuaj. Ndërsa mund të mendoni se jeni efikas duke kryer shumë detyra, në fakt po bëni të kundërtën.
Individët mbivlerësojnë jashtëzakonisht aftësinë e tyre për të kryer shumë detyra. Një studim i fundit sugjeron që truri i njeriut kryen shumë detyra duke krijuar dhe përdorur përfaqësime të përbashkëta mendore të atyre detyrave. Mendoni për këtë kështu: Kur kompjuteri juaj ka shumë skeda të hapura, ai ngadalësohet, apo jo? Në mënyrë të ngjashme, kur bëjmë më shumë se një gjë në të njëjtën kohë, vëmendja jonë ndahet, duke ulur efikasitetin dhe cilësinë e punës sonë.
Programoni pushimet
Ashtu si kryerja e shumë detyrave, vrapimi midis takimeve pa pushim mund të krijojë iluzionin se po hiqni shumë shpejt nga lista juaj e detyrave, por është kundërproduktive. Studimet tregojnë se të qenit i shplodhur dhe duke bërë pushime i ndihmon njerëzit të qëndrojnë në detyrë dhe të angazhuar. Nëse punoni në kompjuter, përdorni këto pushime për t’i lënë sytë tuaj disa minuta larg ekranit. Edhe pse kjo mund të ndihet si humbje kohe, është pikërisht ajo që trurit tuaj i duhet për t’u rinovuar dhe për të qëndruar vigjilent.
Vendosni një rutinë
Të kesh një rutinë të përditshme ju ndihmon t’i shndërroni detyrat tuaja të përditshme në zakone të përditshme. Ashtu si i lani dhëmbët çdo mëngjes pa asnjë mendim të dytë, një rutinë fikse e punës mund t’ju ndihmojë të qëndroni më të organizuar dhe t’i lehtësoni ditët tuaja të punës.
Pastroni rregullisht hapësirën tuaj të punës
Të jesh i fokusuar dhe i motivuar në një mjedis kaotik është sfidues. Hulumtimet sugjerojnë se shumë rrëmujë tenton të dëmtojë produktivitetin, por pak mund të jetë në rregull, veçanërisht për njerëzit krijues. Nëse keni nevojë për një tavolinë plotësisht të pastër varet nga personaliteti dhe puna juaj. Nëse shihni se rrëmuja ju shpërqendron dhe ju duhet të bëni një ndryshim për të marrë rezultate më të mira, përpiquni të mbani një hapësirë pune më të rregullt.
Programoni ditën tuaj të punës në blloqe kohore
Studimet sugjerojnë se mënyra më e mirë për t’u siguruar që jeni efikas është të planifikoni blloqe kohore. Rezervoni disa nga këto blloqe për kryerjen e detyrave specifike pa shpërqendrim. Një tjetër shkollë mendimi – Teknika Pomodoro – rekomandon bllokimin e kohës në pjesë 25-minutëshe, të ndjekur nga pushimet pesë minutëshe. Kjo metodë është e mirë për njerëzit që kanë tendencë të shpërqendrohen gjatë punës, ose që e shohin veten duke dështuar të maskojnë mirë. Shumë shkrimtarë, stilistë, kodues dhe studentë kanë sukses me këtë teknikë.
Burimi i artikullit: https://www.upwork.com/resources/how-to-stay-organized-at-work
Burimi i fotos: https://www.pexels.com/photo/top-view-photo-of-people-near-wooden-table-3183150/